Genel Evrak Şube Müdürlüğü

Kurum içi ve kurum dışı yazışmalar sonucu gelen ve giden evrakların; çabuk, verimli, güvenli ve gizlilik ilkesine uyarak tasnif ve dağıtımının tek elden, evrak kayıt numarası vererek ilgili yerlere zamanında ulaşmasını sağlamakla görevlidir.

GÖREVLERİ:

PTT, kargo ve elden gelen evraklar incelenerek teslim alınmakta, Üniversitemizi ilgilendirmeyen yanlış gelen evraklar iade edilmekte, Rektörlük Merkez Birimlerini ilgilendirmeyen evraklar ilgili birimine, kişi adlarına gelen şahsi gönderiler ise Personel oracle sisteminden bakılarak kişinin görev yaptığı birime yönlendirilmektedir.
Kurum içi ve kurum dışından gelen evraklar EBYS’ye giriş yapılarak ilgili birime ulaştırılmaktadır.
PTT KEP’ten gelen evrakların çıktısı alınarak EBYS’ye giriş yapılmakta hangi birimi ilgilendirdiği tespit edilerek ilgili birime sevk edilmektedir.
Fax olarak elen evraklar EBYS’ye girişi yapılarak ilgili birime ulaştırılmaktadır.
Gizli evraklar, YÖK, Bakanlıktan gelen evraklar ile Makamın diğer uygun gördüğü evraklar Makamın sevk edilmesini uygun gördüğü yerlere EBYS üzerinden kaydı yapılarak sevk edilmekte ve fiziki olarak ilgili birime ulaştırılmaktadır.
Rektörlük Daire Başkanlıkları, Koordinatörlükler ve Merkez Birimlerinin diğer yerleşkelerimizdeki birimlere olan evrakları imza karşılığı teslim alınarak NetTerm sisteminde kaydı yapılarak imza karşılığı teslim edilmektedir.
Kurum dışına gönderilmek üzere birimlerden gelen evraklar imza karşılığı teslim alınmaktadır.
Postaya verilecek evrakların posta türüne, ağırlığına, yurt içi, yurt dışı olmasına göre ücretleme makinasıyla ücretlendirme işlemi yapılmaktadır.
Yazışma evrakları dışında davetiye vb. dokümanların posta işlemleri yapılmaktadır.
Kurum dışına gönderilecek evraklar PTT Şubesine götürülmektedir.
PTT ücretleme makinasına PTT’den ücret yüklemesi işlemleri yapılmaktadır.
Kurum içi ve kurum dışından evraklar hakkında sorulan sorulara cevap verilmekte, evrakların EBYS üzerinden gelip gelmediği hangi birimde olduğu bilgisi verilmektedir.

 

GÖREVLİ PERSONEL LİSTESİ:

Adı Soyadı Görevi E-posta Telefon
Nursev SARI GÖKÇE Müdür V. nsari@deu.edu.tr 412 10 71
Güner HAYRAN Gelen Evrak Kayıt Memuru guner.hayran@deu.edu.tr 412 10 73
Biltap ÖZTÜRKMEN İç Posta Kayıt Memuru biltap.akyuz@ deu.edu.tr 412 10 72
Alper BORAZAN Giden Evrak Kayıt Memuru alper.borazan@ deu.edu.tr 412 10 70
Rıdvan YILDIZ Posta Dağıtım Görevlisi ridvan.yildiz@deu.edu.tr 412 10 70
Emin AVCIOĞLU Gelen Evrak Kayıt Memuru emin.avcioglu@ deu.edu.tr 412 10 73