İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

1. KAPSAM VE AMAÇ

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığında oluşturulan Kalite Yönetim Sistemi ve kalite politikası doğrultusunda satın alma, tedarikçilerin değerlendirilmesi, yılı bütçesi, kiralamalar ve tahakkuk işlemleri ile ilgili düzenlemeler ve gerekli yazışmalar ile takip süreci, üniversitemiz birimlerinin destek hizmetleri, genel evrak hizmetleri ve matbaa hizmetleri kapsamını oluşturmaktadır. Prosedürün amacı, yukarıda belirtilen tüm idari-mali işler ve sorumluluklarının kesintisiz sürdürülmesi, gerekli satın almaların zamanında, kalite hedeflerine uygun biçimde ve yasalar çerçevesinde gerçekleştirilmesini sağlamaktır.

İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞINCA YÜRÜTÜLEN İŞLEMLER

1.1. Mal ve Hizmet Satın Alma

İdari ve Mali işler Daire Başkanlığı kalite politikası doğrultusunda, Üniversiteye verilen destek hizmetlerinin aksamadan yürütülebilmesi için, gerekli olan mal ve hizmetler düzenli olarak temin edilir. Satın alınacak malzemeler, en uygun tedarikçi firmadan sağlanır.

Tüm mal ve hizmet satın alımları, her yıl yayımlanan Mali Yıl Bütçe Kanun’una göre serbest bırakılan ödenekler çerçevesinde, 4734 Sayılı Yasa’nın yer alan ihale usulleri ve aynı yasanın 22/d maddesi uyarınca, doğrudan temin usulüyle gerçekleştirilir.

Rektörlük birimleri, Malzeme İstek formu ile sarf malzemesi, demirbaş ihtiyaçları ile Üniversitenin tüm birimleri makine-teçhizat taleplerini İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına bildirir. Bu talepler toplanarak ihaleye çıkılabilecek miktara ulaştı ise ihale yoluyla, değilse DMO’dan veya 4734 sayılı yasanın 22/d maddesi uyarınca, DMO dışındaki tedarikçi firmalardan satın alma işlemi gerçekleştirilir.

Satın almaları gerçekleşen sarf malzemeler, demirbaşlar ve makine-teçhizatlar İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Taşınır Kayıt ve Kontrol Birimi tarafından, Taşınır İşlem Fişi kesilerek, fatura karşılığında mal teslim alınır.

Birimlere teslim edilecek mal ve malzemeler ise, Birimlerin Taşınır kayıt Kontrol Yetkilisi arafından devir ayniyatı ile teslim alınır.

4.2 Destek Hizmetleri

Üniversitemizin tüm kampüslerinde gerçekleştirdiği bakım-onarım, ulaştırma, çevre düzeni ve temizlik faaliyetleri yoluyla, Üniversitemizin teknolojik alt yapısını zenginleştirmek ve yaşam kalitesini artırmaktır.

1.2.Evrak Kayıt

Kurum içi ve kurum dışı yazışmalar sonucu gelen ve giden evrakların; çabuk, verimli, güvenli ve gizlilik ilkesine uyarak tasnif ve dağıtımının tek elden, evrak kayıt numarası vererek ilgili yerlere zamanında ulaşmasını sağlamakla görevlidir.

1.3 Sivil Savunma

5/8/2010 tarihli ve 27663 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Sivil Savunma Uzmanlarının İdari Statüleri, Görevleri, Çalışma Usul ve Esasları ile Eğitimleri Hakkında Yönetmelikte belirtilen hususlar doğrultusunda Bakanlığın sivil savunma seferberlik ve savaş hali afet ve acil duru m hizmetlerinin hazırlanması koordinasyonu, planlanması ile ekonomik, etkin ve süratli bir şekilde yürütülmesini sağlamak.

1.4 Matbaa

Teknik ve işlevsel kaliteye önem veren matbaamız; Üniversitemizin tüm bölümlerine hizmet verecek yeterliliğe ulaşmıştır. Memnuniyet odaklı hizmet anlayışı ile Üniversitemiz Tınaztepe Kampüsündeki üretime uygun yeni binasında çalışmalarına devam etmektedir.

1.5. Taşınır Kayıt Kontrol İşlemleri

Satın alınan veya hibe yoluyla Rektörlüğe verilen demirbaş ve sarf malzemenin kayıt altına alınması ve ihtiyaca göre ilgili birimlere dağıtılması işlemleri, Taşınır Mal Yönetmeliği doğrultusunda gerçekleştirilir. Yılda bir kez demirbaş ve depo sayımı yapılır. Üç yılda bir, Sayıştay’a dönem hesapları gönderilir. Taşınır kayıt Kontrol işlemlerinde Netterm isimli Bilgi İşlem Daire Başkanlığının hazırladığı program kullanılır.

Demirbaşlar ve malzemelerin Taşınır kayıtlarına ilişkin açıklamalar “Ürün Hizmet Tanımı ve İzlenebilirliği Prosedürü” nde anlatılmaktadır.

1.6. Tahakkuk

Üniversitemizin gelişme sahası içerisinde kalan özel mülkiyete ait taşınmazların kamulaştırma işlemleri yapılarak buna ilişkin ödeme evrakları ile, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı bünyesindeki birimlerden gelen evrakların tahakkukunun hazırlanarak Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’na kontrol ettirilip ödenmesi sağlanır.

Mülkiyeti Üniversitemize ait yerlerden; kantin ,kafeterya, büfe, fotokopi odası, ATM yerleri vb.gibi yerlerin üçüncü şahıslara kiraya verilme işlemleri, 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu’nun 51/g maddesine göre ihale yolu ile yapılmaktadır.

Mülkiyeti Hazineye ait olup Üniversitemize tahsisli olan yerlerden; ,kafeterya, büfe, fotokopi odası, ATM yerleri vb.gibi yerlerin kiralama işlemleri ise, gerekli yazışma ve talebimizin iletilmesi sonucu, Defterdarlık Milli Emlak Dairesi Başkanlığı tarafında 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu’nun 51/g maddesine göre ihale yolu ile yapılmaktadır.

Üniversitemize ait ve tarafımıza tahsisi yapılmış taşınmazların kaydı ve değer tespiti yapılır.

2. SORUMLULAR

Daire Başkanı
Şube Müdürleri
Şef
Taşınır kayıt Kontrol Yetkilisi

3. TANIMLAR VE KISALTMALAR

DMO: Devlet Malzeme Ofisi
2547 Sayılı Yasa: Yüksek Öğretim Kanunu
4734 Sayılı Yasa: Kamu İhale Kanunu
5018 Sayılı Yasa: Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu
2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu



5. İLGİLİ DOKÜMANLAR
Bütçe Hazırlama Rehberi
İlgili Mali Yıl Bütçe Kanunu
2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanunu
5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu
4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu
2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu
Taşınır Mal Yönetmeliği